Spesenabrechnung für Home Office und Co. - So funktioniert`s

Das Wort „Spesen" lässt sich aus dem Lateinischen ableiten und heißt dort Aufwand bzw. Ausgabe. Das italienische Wort „Spese" und der deutsche Begriff „Speise" machen deutlich, worum es geht. Spesen sind demnach Kosten, die bei einer beruflichen Reise entstehen. Dazu gehören Fahrt- und Übernachtungskosten sowie die Mehrkosten, die für die Verpflegung aufgebracht werden müssen. Die detaillierte Auflistung dieser Reisekosten wird Spesenabrechnung genannt. Da die Spesenabrechnung Ressourcen bindet, empfehlen wir Ihnen das Reisekostenabrechnungsprogramm von Onexma. Das Programm unterstützt Sie dabei Ihre Spesenabrechnung mit nur wenigen Klicks zu erledigen.

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Wie lassen sich Spesen richtig abrechnen?

Für eine korrekte Spesenabrechnung gibt es eine unumgängliche Regel: Alle Ausgaben müssen mit einem Beleg nachgewiesen werden. Wenn es für die Kosten keinen Beleg gibt, können sie auch nicht bei der Spesenabrechnung berücksichtigt werden. Eine Ausnahme gibt es allerdings, denn für gezahlte Trinkgelder oder Toilettengelder erhalten Sie beispielsweise keinen Beleg. Diese Ausgaben sind der einzige Posten einer Spesenabrechnung, für den Sie selbstständig einen Beleg ausstellen dürfen. Reichen Sie diese Auflistung zusammen mit der Hotel- oder Restaurantquittung ein, damit sich die Ausgabe nachvollziehen lässt.

Was kann ich als Spesen abrechnen?

Home Office

Bedingt durch Corona müssen viele Arbeitgeber ihre Angestellten in deren vier Wänden arbeiten lassen, wobei dort ein entsprechender Arbeitsplatz geschaffen werden muss. Dieser Raum ist als Spesen absetzbar, wenn er ausschließlich für berufliche Dinge genutzt wird. Eine geringfügig private Nutzung ist möglich, allerdings sollten die Schlafcouch und private Gegenstände nicht in diesem Raum untergebracht werden, da das Finanzamt das Zimmer dann nicht als Arbeitszimmer anerkennt. Es kann auch Ausnahmen geben, wenn Sie Ihren Haushalt für das Corona bedingte Home Office nicht umräumen können. Am sichersten ist es jedoch, alle privat genutzten Dinge aus dem Zimmer zu entfernen.

Übernachtungskosten im Inland und Ausland

Geschäftsreisen sind meist mit Übernachtungen in Hotels verbunden. Die Kosten dafür können Sie auf zwei unterschiedlichen Wegen von Ihrem Arbeitgeber einfordern. Entweder stellen Sie die tatsächlichen Übernachtungskosten in Rechnung oder Sie nutzen die sogenannte Übernachtungspauschale. Letztere wird in Deutschland mit 20 Euro pro Nacht angesetzt und fällt damit wesentlich geringer als die realen Hotelkosten aus. Bei Reisen ins Ausland gelten andere Regeln. Die Pauschale für eine Übernachtung im Ausland reicht bis zu einem Betrag von 200 Euro, die der Arbeitgeber zahlen kann, selbst wenn Sie in einer billigeren Unterkunft unterkommen.

Reisenebenkosten

Sonstige Kosten, die nicht mit der Verpflegung, der Übernachtung und den Fahrtkosten in Zusammenhang stehen, werden als Reisenebenkosten bezeichnet und können in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden. Dazu gehören:

Kosten für Taxi, Mietwagen und öffentliche Verkehrsmittel
Gebühren für den Transport und für die Versicherung von Gepäck
Kosten für Eintrittsgelder
Kosten für Parkgebühren
Kosten bei einem Verkehrsunfall
Straßengebühren
Unfallkosten im Ausland

Geld und Schmuck werden bei einem Verlust nicht erstattet. Kosten für den Internetzugang im Hotel können ebenfalls als Spesen geltend gemacht werden. Auch die Kosten für berufliche Telefonate können bei der Spesenabrechnung berücksichtigt werden.

Spesenabrechnung für Selbsständige

Arbeiten Sie auf selbstständiger Basis, gibt es weniger Pauschalen, dafür setzen Sie die Reisekosten als Betriebsausgaben ab. Auch hier gilt, dass alle relevanten Belege eingesammelt und dem Finanzamt vorgelegt werden müssen. Die Aufstellung einer Reisekostenabrechnung muss korrekt geführt werden und sollte folgende Punkte beinhalten:

Name der Person, die die Dienstreise macht
Reiseziel
Reisedaten
Anlass
Fahrtkosten
Verpflegungsaufwand
Rechnung für die Übernachtung ohne Frühstück

Wird die Hotelrechnung mit Frühstück ausgestellt, ziehen Sie das Frühstück durch das Veranschlagen von 20% vom Verpflegungspauschalbetrages ab. Achten Sie dabei unbedingt auf das Ausweisen des Steuersatzes auf der Rechnung.

Bei den Fahrtkosten müssen Sie als Selbstständiger nachweisen, dass Ihre Reise notwendig war und beruflichen Zwecken diente. Sammeln Sie daher auch Quittungen, die Ihren Dienstweg dokumentieren. Gibt es keine Quittung, wie beispielsweise beim Einwerfen von Münzen , bei der Benutzung eines Kopierers oder beim Geben von Trinkgeld, dürfen Sie einen sogenannten Eigenbeleg über die Höhe der ausgegebenen Gelder schreiben und diesen in die Spesenabrechnung aufnehmen.

Um diese Ausgaben abzurechnen, müssen die Eigenbelege einzeln erstellt werden und klar ersichtlich mit der Arbeit in Zusammenhang stehen. Auch diese Belege müssen in einer bestimmten Form geschrieben werden, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden:

Jeder Einzelbeleg muss einzeln erstellt werden.
Der Bezug zum eigenen Betrieb muss erkennbar sein.
Die Höhe der Spesenkostenabrechnung muss für das Finanzamt glaubhaft sein

Als Selbstständiger haben Sie keinen Arbeitgeber und setzen die Reisekosten als Betriebsausgaben ab. Dabei gibt es drei Möglichkeiten:

Verwendung der offiziellen Kilometerpauschale
Einzelnachweis sämtlicher Kosten
Ermittlung des individuellen Kilometersatzes

Weisen Sie sämtliche Kosten einzeln nach, ist das mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden und rentiert sich nur bei kostenintensiven Fahrzeugen. Sie müssen Ausgaben wie Kraftstoffmenge, Reparaturkosten, Steuern und Versicherungskosten belegen und entsprechend der gefahrenen Kilometer aufschlüsseln. Wurde diese Auflistung über 12 Monate geführt, dürfen Sie aus den Werten den eigenen Kilometersatz berechnen und als pauschalen Wert ansetzen. Die Verwendung der Kilometerpauschale ist der einfachste Weg für die Spesenabrechnungen, da Sie für den PKW pauschal 0,30 Euro und für Motorräder pauschal 0,20 Euro pro Kilometer ansetzen können.

Verpflegungskosten

Treten Sie eine Dienstreise an und halten sich außerhalb der ersten Arbeitsstätte auf, können Sie die Kosten für Ihre Verpflegung während der Auswärtstätigkeit bei Ihrer Abrechnung angeben und beim Finanzamt als Spesen absetzen. Dafür stehen Ihnen allerdings nur Pauschalbeträge zu, Einzelnachweise werden nicht anerkannt. Die drei unterschiedlichen Pauschalwerte sind abhängig von der Abwesenheitsdauer pro Kalendertag und unterteilen sich in drei Gruppen.

Mehrtägige auswärtige Tätigkeit:
Für jede Abwesenheit von 24 Stunden von der Wohnung: Pauschalsatz 28 Euro
An- und Abreisetag bei einer auswärtigen Tätigkeit:
Wenn der vorangegangene oder nachfolgende Tag komplett auswärts verbracht werden: Pauschalsatz 14 Euro
Eintägige auswärtige Tätigkeit:
Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte oder der Wohnung beträgt mehr als 8 Stunden: Pauschalsatz 14 Euro

Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere Konditionen (Verpflegungsmehraufwand), weil die Kosten für eine Unterkunft und Verpflegung meist höher liegen. Der absetzbare Mehraufwand für die jeweiligen Länder wird zum jeweiligen Jahresanfang durch das Bundesfinanzministerium festgelegt.

Sätze fürs Ausland – Spesen 2020 PDF

Reisen Sie berufsbedingt ins Ausland, stehen Ihnen bestimmte Pauschalen für die Übernachtungskosten sowie den Verpflegungsmehraufwand zu. Die Pauschalsätze sind für jedes Land in einer Tabelle hinterlegt, die unter 2020-12-03-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2021.pdf zu finden ist.

Für das Mittag und Abendessen im Ausland wird der Pauschalbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen um jeweils 40 % reduziert, wenn die Abwesenheit vom ersten Arbeitsplatz mindestens 24 Stunden beträgt. Wird das Frühstück nicht ausgewiesen, muss der Spesensatz für die Verpflegungsmehraufwendungen um 20 % gekürzt werden.

Transport und Fahrtkosten

Ob Sie mit dem Auto, der Bahn oder dem Taxi eine Dienstreise antreten, die entstandenen Kosten für Benzin und Monatsfahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel lassen sich absetzen.

Für Arbeitnehmer und Selbstständige gestaltet sich der Nachweis der Kosten unterschiedlich, allerdings ist jeder in der Nachweispflicht durch die entsprechenden Belege, die bei der Spesenabrechnung beim Finanzamt eingereicht werden.

Der Dienstreisende kann sich das Reisemittel selbst wählen, solange der Wahl eine Verhältnismäßigkeit zugrunde liegt. Die Fahrten von der Wohnung zum ersten Arbeitsort zählen nicht zur Spesenabrechnung. Regelmäßige Fahrten zu einem anderen Firmenstandort gelten jedoch als Dienstreise.

Als Arbeitnehmer können Sie die Fahrtkosten in voller Höhe ansetzen, egal mit welchem Verkehrsmittel Sie unterwegs sind. Sie müssen die Kosten für die Spesenabrechnung lediglich durch Belege beim Arbeitgeber nachweisen. Bei der Benutzung des eigenen Autos kann der Nachweis allerdings schwierig werden, weil sich die persönliche und berufsbedingte Nutzung überschneiden.

Was muss beachtet werden?

Setzen Sie Pauschalbeträge an, brauchen Sie sich nicht um Einzelheiten zu kümmern. Fallen sonstige Kosten an wie Gepäckkosten, Mautgebühren oder Toilettengelder, dürfen diese in voller Höhe abgesetzt werden, wenn die entsprechenden Belege dafür vorliegen. Für diese Ausgaben, die ebenfalls unter „sonstige Kosten" rangieren, dürfen Sie einen eigenen Beleg ausschreiben.

Jede Spesenabrechnung muss genaue Angaben darüber machen, wer die Dienstreise unternommen hat, wohin es ging, was der Anlass der Reise war, wie lange diese stattfand und wie hoch die Kosten waren.

Steuerliche Bewertung

Die steuerliche Bewertung der Spesenabrechnung ist vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis abhängig. Als Arbeitnehmer geht man für den Arbeitgeber in Vorleistung. Als Selbstständiger legt man die Spesen für einen Auftraggeber aus. Die erstatteten Spesen sind dann in den meisten Fällen steuerfrei. Trotzdem muss die Spesenabrechnung zusätzlich zur Steuererklärung eingereicht werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Spesen Abrechnung direkt in die Steuererklärung aufzunehmen. In diesem Fall werden die Spesenabrechnungen als Werbungskosten aufgelistet. Ein Steuerberater kann Ihnen dabei helfen, die korrekte steuerliche Bewertung der Spesenabrechnung vorzunehmen.

Wer sich mit dem Thema Spesen bzw. der Spesenabrechnung beschäftigt, stellt sich zuerst die Frage: „Was kann ich als Spesen abrechnen?" Auf den Punkt gebracht gehören dazu alle Ausgaben, die bei einer Dienstreise anfallen. Spesenabrechnungen sind mit etwas Aufwand verbunden, aber keine undurchdringliche Materie. Wenn Sie sich an die Vorgaben halten und alle Belege sammeln, wird Ihnen die nächste Spesen Abrechnung keine Schwierigkeiten bereiten.